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イギリスでのアーカイブズ管理に関する専門教育のテキストとして現在最も広く利用されているのが、エリザベス・シェパードとジェフリー・ヨーによる『記録を管理する：原則と実務のハンドブック』（2003年）だそうです。リバプール大学大学院でアーカイブズ学・記録管理学を学ばれた白川栄美さんと、グラスゴー大学大学院で情報管理・保存学を学ばれた渡辺悦子さんから教えていただきました。

この本は記録管理（records management）の本です。しかし、イギリス（並びに他の欧州諸国）ではアーカイブズを第一義的には組織記録の集積ととらえ、記録管理とアーカイブズのつながりをアーカイブズの基本前提としています。そのため、この記録管理についての文献には、イギリスでアーカイブズ管理を学ぶにあたっての、最も基本的文献という位置づけが与えられています。（この点はアメリカとは対照的です。アメリカでは現用記録とアーカイブズのつながりはもちろん認識されているし、記録の移管もシステム化されてる場合が多いわけですが、記録管理とアーカイブズ管理は職務的にはまったく別のものととらえます。）

先日目次を紹介したローラ・A・ミラー『アーカイブズ：原則と実践』に比べると、歯応え・噛み応えがある、という印象を受けました。『アーカイブズ：原則と実践』は組織アーカイブズを基本としつつも、収集アーカイブズに言及している点も、日本のアーカイブズ関係者には受け入れやすいと考えられます。

コメント大歓迎です。

[書誌情報]

タイトル：記録を管理する：原則と実務のハンドブック
英文タイトル：Managing records: a handbook of principles and practice
著者名：エリザベス・シェパード, ジェフリー・ヨー
著者名原文：Elizabeth Shepherd, Geoffrey Yeo
出版者：Facet Publishing
出版年：2003年
ISBN：978-1-85604-370-0
出版者ページ：http://www.facetpublishing.co.uk/title.php?id=3700&category_code=502
目次ページ（PDF3頁）：
http://www.facetpublishing.co.uk/downloads/file/sample_chapters/74contents.pdf
第8章「記録管理を実行に移す：実務上ならびに管理上の問題」（PDF24頁）：
http://www.facetpublishing.co.uk/downloads/file/sample_chapters/74.pdf

[目次]

はしがき　Preface

編集者注記　Editorial note

序論　Introduction
なぜ記録を保持するのか？　Why keep records?
なぜよい記録管理が重要なのか？　Why is good records management important?
この本がどのように助けとなるか？　How can this book help?

１　記録管理を理解する　Understanding records management?
記録管理における重要用語を定義する
Defining the key terms in records management
記録の生涯　The life of the record
証拠としての記録、情報源としての記録
Records as evidence and as sources of information
記録、文書、データ　Records, documents and data
記録管理と関連領域　Records management and related disciplines
紙記録と電子記録を管理する：ハイブリッド環境
Managing paper and electronic records: the hybrid environment
記録管理プログラム、記録管理システム、記録管理標準
Records management programmes, systems, and standards
記録の一生を管理する　Managing the life of the record

２　記録管理のコンテキスト（文脈）を分析する
Analysing the context for records management
分析技術を用いる　Using analytical techniques
組織とその環境　The organization and its environment
組織文化と組織構造を理解する
Understanding organizational cultures and structures
組織体制、組織機能、組織活動を理解する
Understanding organizational systems, functions and activities
体制（システム）を分析してモデルを作る
Analysing and modelling systems
基本記録と集合記録　Elementary and aggregated records
記録と記録管理システムを調査する
Surveying records and records management systems
分析から実行へ　From analysis to implementation

３　記録を分類し、そのコンテキスト（文脈）を記録する
Classifying records and documenting their context
記録のコンテキスト（文脈）を理解する
Understanding the context of records
分類体系をデザインする　Designing a classification scheme
紙をベースにしたシステムにおける記録の組織化と分類
Organizing and classifying records in paper-based systems
紙の記録管理システムの基本設計概念
The architecture of a paper records system
紙の記録に対するメタデータ　Metadata for paper records
電子記録を分類する　Classifying electric records
ハイブリッド・システムにおいて記録を分類する
Classifying records in hybrid systems

４　記録を作成し捕捉する　Creating and capturing records
記録の作成と補足の原則　Principles of records creation and capture
記録を作成する　Creating records
記録を記録管理システムに取り込む
Capturing records into a records management system
記録がシステマティックに捕捉されることを確実にする
Ensuring that records are captured systematically
日常的作業に関する記録を捕捉する
Capturing records of routine processes
創造的作業に関する記録を捕捉する
Capturing records of creative processes
記録管理システム内で情報製品を捕捉する
Capturing information products in a records management system
データ記録とデータセットを捕捉する
Capturing data records and datasets
ダイナミックなデジタル・オブジェクトを捕捉する
Capturing dynamic digital objects
記録を登録する　Registering records
固有の識別子を割り当てる　Assigning unique identifiers
メタデータを割り当てる　Assigning metadata

５　評価、リテンション（保持）、処分を管理する
Managing appraisal, retention and disposition
リテンション・コントロールの必要　The need for retention controls
評価の開発：理論と実務　The development of appraisal: theory and practice
評価戦略：意思決定のための枠組み
Appraisal strategy: a framework for decision making
評価基準　Appraisal criteria
リテンション判定を記録し適用する
Documenting and applying retention decisions
記録作成後にリテンション判定を見直す
Reviewing retention decisions after the creation of records
「伝来の（引き継いだ）」記録のリテンション
Retention of ‘legacy’ records
処分　Disposition
品質管理と記録化　Quality control and documentation

６　記録を保持しその完全性を確実にする
Maintaining records and assuring their integrity
紙記録のための保管システム
Storage systems for paper records
レコードセンターを設立し運営する
Establishing and managing a records centre
電子記録のためのオプション　Options for electronic records
アーカイブズを管理する　Managing archives
保管媒体と保管設備を選択し利用する
Selecting and using storage media and equipment
保管場所管理　Storage location control
代替媒体への変換　Conversion to an alternative medium
時を超えて電子記録を守る
Protecting electronic records over time
紛失、置き違え、改変から記録を守る
Protecting records against loss, misplacement or alteration
脅威と危険：リスク評価とリスク低減
Threats and hazards: risk assessment and reduction
事業継続計画　Business continuity planning

７　アクセスを提供する　Providing access
利用者の必要を満たす　Meeting the needs of users
検索へのアプローチ　Approach to retrieval
機密性とアクセス権　Confidentiality and rights of access
外部からの記録へのアクセスを管理する　Managing external access to records
アーカイブズ・サービス　Archival service

８　記録管理を実行に移す：実務上ならびに管理上の問題
Implementing records management: practical and managerial issues
Getting started　始める
記録管理プログラムと記録管理システムを開発する
Developing records management program and systems
推進力を保ち続ける　Maintaining the impetus
記録管理を記録として残す　Recording records management

結論　Conclusion

付録A　Appendix A
◇書誌、その他の情報源　Bibliography and sources of further information
記録管理ウェブサイト　Records management websites
印刷された全般的事項　General works in print
定期刊行物　Journals
特定の話題に関する選択的追加的文献
Selected further reading on specific topics

付録B　Appendix B
◇国の標準と国際標準に関する選択リスト
Select list of national and international standards

付録C　Appendix C
◇レコードマネジャーのための英語圏における専門職組織
Professional organizatinos for records managers in English-speaking countries

索引　Index