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月別アーカイブ: 9月 2015

ARMA東京支部総会併設セミナー(2015年7月15日開催)講演録を読んで

25 金曜日 9月 2015

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ARMA東京支部の会誌『RIM Journal』第29号に掲載の2015年度の総会併設セミナー講演録を読みました。同号の目次は、ARMA東京支部理事のわたなべ健さんがブログで紹介されています。

講演者は弁護士の牧野二郎先生、タイトルは「電子記録化を成功させるための新たなポイント:ファースト・ワンマイル問題」です。

講演録によると、講演ではまず電子化に関する政府の基本政策を確認しています。平成25(2013)年6月14日に閣議決定され、昨年(2014年)6月24日の閣議で改定され、さらに本年(2015年)6月30日の閣議で改定された「世界最先端IT国家創造宣言」です。講演では最初の宣言の「Ⅴ. 戦略の推進体制・推進方策 3.規制改革と環境整備」 の次の部分が講演スライド3に引用されています。

「現行制度は、インターネット普及以前のアナログ社会を前提に構築されたものである ため、時代の変化に合わせ、デジタル社会を前提とした改革を実行する必要がある。こ のため、IT の利活用を阻害している原因を明確にした上で、優先度の高い課題(規制・ 制度等)を解決するために、一点突破の精神で、集中的に取り組むこととする 」

このような基本政策の下、現在進行中の改革として、下の8つの点を上げています。(講演録27ページ掲載のスライド4参照)

1.会社法改正(平成26年改正・27年5月1日施行)

2.平成27年度税制改正大綱(平成27年1月14日閣議決定)における、これまでの税関係書類の電子化制限(3万円まで)の撤廃、契約書、領収書等のスキャナデータの保存推進など

3.電子帳簿保存法関連法令(施行規則)改正、電子帳簿保存法施行規則3条5項ロ、その他の改正等

4.番号法(マイナンバー法)運用開始

5.個人情報保護法ガイドライン(経済産業省)改定(平成26年12月12日)

6.個人情報が「営業秘密」に該当する方向性の提示と不正競争防止法関係で「営業秘密管理指針」が改定(平成27年1月28日全部改定)

7.個人情報保護法の改正案の閣議決定(3月10日)、個人情報の明確化と、個人データの匿名化による本格的データ解析、データ利用の推進等の動き

8.不正競争防止法改正

各項目の詳細な説明に続き、電子帳簿保存法施行規則改正のポイントとして財務省令36号に定められている適正事務処理要件を上げています。

四  当該国税関係書類の作成又は受領から当該国税関係書類に係る記録事項の入力までの各事務について、その適正な実施を確保するために必要なものとして次に掲げる事項に関する規程を定めるとともに、これに基づき当該各事務を処理すること。
イ 相互に関連する当該各事務について、それぞれ別の者が行う体制
ロ 当該各事務に係る処理の内容を確認するための定期的な検査を行う体制及び手続
ハ 当該各事務に係る処理に不備があると認められた場合において、その報告、原因究明及び改善のための方策の検討を行う体制

この適正事務処理要件とは「何を対象とする、どのような体制か」(講演録35ページ、スライド6参照)の説明に続き、会社法改正の概要、会社法改正のポイントが上げられています。詳しい紹介は省きます。ここまでがいわば本講演のある意味ではイントロダクションにあたります。

そこで、講演のメインテーマである「ファースト・ワンマイル問題」とは何か、です。講演録39ページ、スライド12が端的に語っています。それは「制限・障壁はなくなったのに企業内デジタル化が進まない!!」ということでしょう(講演を実際に聞いていないので、確言はできないのですが、講演録を読んで行くとそういうことだと思われます)。そして、先に上げた財務省令36号で電子帳簿保存に関して紙ではなくデジタル化が容認され、「9月30日からは申請するとすべてデジタル化が出来ます。デジタル化して、そして検査をしてから紙を捨てる。このルールだけ守って行けばデジタルデータ化文書、PDF等で一気通関システムが完成するはず」(40ページ)ですが、果たしてこのシステムがうまく動くのか、と言う点が問題視されています。

さらに講演ではこのファースト・ワンマイルを「システム段取り」とも表現し、次のような指摘が続きます。「アウトプットに必要な情報が適格にインプットされていますか、要するにこのシステムで何が実現出来るかということを分かっていますか」、「必要な情報を適格に入れるためには、客観的な事実、正確な把握、正確な標記、正確なインプットが全て必要です。要するに正しい事実を把握しない限り正しいインプットなど無いわけです」、「だからそういう意味で何を入れなければいけないのか真剣に考えなければいけません」(以上、講演録41ページ)。あるいは講演者の事務所ではデータを読み込む前に月別の識別用紙を用いて、データをグループ化するなどの下処理を施すことによってデジタルデータの整理が簡単になった、という例も上げられています(42ページ)。

以上、A4判二段組み22ページにわたる講演をひと言でまとめると、本講演の趣旨は「システムの段取り」を徹底的にできるかどうかが、ファースト・ワンマイル問題の核心部分であり、これがうまくいくことが徹底したIT化、合理化につながり、企業の競争力を生みだすことを可能にする、というものです。

本講演は最近の国のIT政策とそれに関わる具体的な改革内容を知るにはとても有用です。一方、講演者が「システムの段取り」と表現している部分は、レコードマネジメントの側から(あるいはレコードマネジメント的な発想で)言うと、レコード(記録)をどのように分類し、評価選別し、システムに取り込み、検索手段をどうするのか、あるいはどのようなメタデータを用いるのか、といった記録管理システムの設計の話をなさっているものと思います。このことは、見方を変えると、レコードマネジメントの概念はまだまだ一般化していないのであり、それら(分類、評価選別、システムへの取り込み、検索、メタデータ・・・といった語彙)は法律の専門家にとってさえも縁遠いことを示唆しているように思われました。

しかし紙にしろ、デジタルにしろ、レコード(記録)を真に効率的、効果的に管理するには、適切な分類、評価選別、システムへの取り込み、メタデータの付与、検索手段の提供、といったレコードマネジメントのexpertise(専門知識、技術・技能)が必要不可欠です。レコードマネジメントの言葉が、法律の専門家、ITの専門家、あるいは経営者、ベンダー・・・に共有される方向に進んでほしいと思います。

世界最先端IT国家創造をめざすなら、なおさら、です。

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【この定期刊行物の書誌情報に関して(再掲です)】

HPではRecords Information Journal (略称 「RIMジャーナル」)とあります。
http://www.arma-tokyo.org/rimjournal.htm

NDLの書誌情報では
http://iss.ndl.go.jp/books/R100000002-I000008915828-00

タイトル:Records & information management journal : the information management professionals
別タイトル:レコード&インフォメーションマネジメントジャーナル
別タイトル:RIM journal
別タイトル:Records and information management journal
別タイトル:RIMジャーナル

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2008-02-27 06.23.07

ポール・コンウェイによる『21世紀のアーカイブズを思い描く』(アン・ギリランド著、2014年)書評(2015年)

08 火曜日 9月 2015

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7月10日に開催された企業史料協議会主催の資料管理セミナーで司会をいたしました。テーマは「資料活用のための目録作成のヒント~資生堂企業資料館での資料整理を事例として~」でした。アーカイブズ資料の記述・目録の国際標準(ISAD(G)、オーストラリア・シリーズ・システム)の基本的なお話を東京大学文書館の森本祥子先生に、国際標準を用いて資生堂企業資料館所蔵資料の目録作成(記述)を行った実践例を学習院大学大学院アーカイブズ学専攻博士後期課程の清水ふさ子さんにご講演いただきました。

その後、近年の記述標準の動向について勉強しようと思い、積読のままであった、アン・J・ギリランド『21世紀のアーカイブズを思い描く』を読み始めたところ、米国アーキビスト協会(SAA)の会誌「アメリカン・アーキビスト」に同書の書評が掲載されました。評者はミシガン大学情報学大学院のポール・コンウェイ Paul Conway氏。分量は3ページです。まずはこの書評で『21世紀のアーカイブズを思い描く』の概要を押さえておくとよいかな、と思いました。

Paul Conway (2015) Conceptualizing 21st-Century Archives. The American Archivist: Spring/Summer 2015, Vol. 78, No. 1, pp. 262-265.
doi: http://dx.doi.org/10.17723/0360-9081.78.1.262

http://americanarchivist.org/doi/abs/10.17723/0360-9081.78.1.262
http://americanarchivist.org/doi/full/10.17723/0360-9081.78.1.262
http://americanarchivist.org/doi/pdf/10.17723/0360-9081.78.1.262

※「アメリカン・アーキビスト」誌はオープン・アクセス・ジャーナルです。ただし最新号へのアクセスは会員限定。年2回発行なので、6カ月間は非会員は紙の雑誌を利用することになります。
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《ポール・コンウェイによるアン・ギリランド『21世紀のアーカイブズを思い描く』レビューの概要》

評者(コンウェイ)はまず次のような言葉で始めます。

「革命の渦中にあって、革命に感情的・知的な距離をとり続けるのは、心乱れることである」

‘It is mind-boggling to maintain emotional and intellectual distance while living through a revolution.’(262頁)

ここで言う革命とは、情報哲学者ルチアーノ・フロリディ(Luciano Floridi, ローマ出身、オックスフォード大学情報哲学・倫理学教授)が主張する第4の革命=情報革命を指しています。評者はフロリディの議論の説明のために、次の言葉を引用しています。

‘(humans) are “informationally embodied organisms, mutually connected and embedded in an informational environment, which we share with both natural and artificial agents similar to us in many respects.”‘(262頁)

「人間は情報が肉体の形をとった生命体であり、情報環境のなかで互いにつながり合い、互いが互いに埋め込まれたものである。そしてわたしたちは、情報環境というものを、多くの点で私たちに似た、自然のエージェントならびに人工的なエージェントと分かち合っている」

評者によると、このような環境の中、すでに21世紀も15年が過ぎようとしているにもかかわらず、アーキビストはまだこの革命と折り合いをつけるに至っていないし、あえてそれに立ち向かう同業者がいるならば、彼女/彼を抱擁する(讃える)必要がある、と言っています。もちろんその先駆者の一人がアン・ギリランドです。

『21世紀のアーカイブズを思い描く』はこれまでのギリランドの重要な著作に、米国外で彼女と同じように先駆的に現代のアーカイブズの課題に取り組む研究者と共同研究を数多く行った成果を取り入れたものであると評者コンウェイは評しています。アーカイブズに関わる考え方の変化を方向づける彼女のアプローチは、高度に選択的で、特定の概念的枠組みよりは、共同研究から得られた知見によると言います。(彼女はICAの中のアーカイブズ学教育専門部会SPAに深く関わるとともに、オーストラリアをはじめとする諸外国の研究者と数多くの共同研究を積み重ねており、この点で米国では他に比肩する研究者はいないのではないかと筆者=松崎も考えております。)本書では、アーカイブズの記述実務、電子記録とレコードキーピング、デジタルキュレーションの可能性を示すエビデンスを提供するけれども、将来を占うという誘惑は退けているので、情報革命を牽引するための助言を求めて本書を手に取る読者は失望するかもしれない、とも評者は語っています。

著者(ギリランド)はUCLAで研究者としてのキャリアを積み上げ、同大学情報学部学部長を務めるほか、「証拠(エビデンス)としての情報のためのセンター」Center for Information as Evidenceを立ち上げ、現在は正教授として大学院修士・博士課程の教育において並外れた実績を残している、とあります。前の段落にも出てきましたが、研究スタイルとしては、共同研究に力を注ぎ、国際的な広い視野を持ち、例えばオーストラリアのスー・マッケミッシュとの長い実りある共同研究、アーカイブズ記録の真正性に関するインターパレスInterPARESへの深い関与、エリザベス・ヤケルとともにアーカイブズ教育とリサーチ・インスティテュートの運営でリーダーシップを発揮してきたことなどを評者は上げています。

さらに、本書は20世紀におけるアーカイブズ分野の歴史が21世紀のアーキビストに提供すべき教訓、を引き出す試みであるという、序章における著者の弁を紹介し、2000年以降の彼女の研究は、アーカイブズに関する思考のコアな部分が、どのような継続的な意義・価値をデジタル世界に対して持つのか、を明確にすることである、とまとめています。さらに、21世紀のアーカイブズを考える上で議論の中心となる7つの構成概念を紹介しています。それは、postcustodial thinking(脱保管思考)、archivalization、communities of memory(記憶の共同体)、community archives(コミュニティ・アーカイブズ)、cocreatorship(共同制作)、digital repatriation(デジタル返還)、archival multiverse(アーカイブズの多元性)です。著者は序章でこれらの概念を定義するとともに、参照すべき文献を提示しているということです。

しかしながら、本書は上の7つの構成概念から構成されているのではなく、ポストモダン世界における脱保管アーカイブズ postcustodial archivesというコンテクストを明らかにしたうえで、アーカイブズの本質(第2、3章)、記述実務(第4、5章)、電子記録(第6、7章)という2章を一つのペアとして構成されている点を示します。第2、3章では、今日のICT革命の中でのアーカイブズの考え方、20世紀前半におけるドキュメンテーション運動の意義に関する歴史的扱いを議論し、約1世紀前に打ち立てられたアーカイブズ的見方、またその見方のある部分は依然として有効であるという著者の立ち位置を評者は示しています。

第4章と5章は20世紀半ば以降現れたアーカイブズの記述実務のサーベイならびに、過去30年にわたるデジタル技術のイノベーションを通じて、アーキビストたちはそれらの実務を適用してきたのかに関して議論。第6章と7章ではデジタル・レコードキーピングと電子記録管理に関する深い学識に焦点を当てています。この部分はギリランドが2005年にAnnual Review of Information Science and Technologyのために準備した文献レビューを基にしたもので、本書ではこれをアップデートして、これからの発展への指針を提供するものになっています。電子記録管理における研究プロジェクトに関する大規模な表は、過去20年間のさまざまな試みを網羅したものであると評者は指摘しています。

第8章と9章は最近のデジタル技術をめぐる議論にあてられています。評者は、ここにおいて著者は議論の対象を広くしたために、逆に分析の深さを犠牲にしている、と厳しい評価を与えています。パーソナル・アーカイビング、ソーシャル・メディア、デジタル・フォレンジクス、クラウド・コンピューティングなど身近な話題を扱っているのですが、これらは一つ一つが章レベルの扱いを受けるに相当する内容であり、議論が深く掘り下げられていない、というわけです。同様に、レコードキーピング・モデルに関する議論も大雑把であり、著者の考える長期的な持続可能性に関する著作への橋渡しとしてはout of place(場違い)と評価しています。第10章はデジタル・スチュワードシップ、プリザベーション、キュレーションといったトピックを通じて、有益な議論を展開しているという好意的な反応を評者は示しています。さらに、この章での著者の貢献として高く評価されているのが、「時代を超えたアーカイブズの原則」と「非常に幅広い国内的国際的情報コミュニケーション技術」とを結びつけたこと、です。ただし、ここで評者は、アーカイブズの根本原則が世界のサイバー・インフラの中に埋め込まれていくにつれて、メタデータとデジタル記録の分野でアーキビストが確固として(かつて)行使していた影響力に対して、現在は逆にアーキビストが受け身に対応する立場にどんどん追いやられていくのは皮肉なことである、と述べているのが印象的です。

最後の章、第11章は「結論」のかたちをとっています。そして評者は、ここで著者はアーカイブズの実務家に対して重大な挑戦を突きつけているといいます。それは、著者が「アーカイブズの考え方と実務を概念化する=思い描く能力こそ、21世紀におけるアーカイブズの仕事の本質的部分である」と述べているからです。しかしながら、現実には今日アーカイブズ記録はビジネス(業務)にとって重要なものでなくなっており、にもかかわらずアーキビストとは記録recordの専門家として、その本質は証拠evidenceに関わるものであると著者が認識している点を指摘しています。さらに、著者は(そして評者も)また、デジタルでグローバルな世界においては、アーカイブズの原則を定義して実行するという権能をアーキビストは失ってしまった困難な状況にも気づいています。

そして、本書の最後で著者は、(過去1世紀にわたる歩みをいったん忘れて)もしアーキビストが今日の情報革命の真っただ中でゼロからスタートするならば、アーカイブズの原則はどのように見えるだろう、という大きな問いを発しています。これに対して、評者は次のように言います。

‘…the real answer to her question may lie a hundred years hence, when archivits will know whether their ideas changed the world or the fourth revolution rendered them unrecognizable.’(264頁)

「彼女の問いへの真の答えは今から100年後にあるだろう。その時、アーキビストは自分たちの考えが世界を変えたのか、それとも第4の革命がアーキビストの存在を消し去ってしまったのかを知る」

(書評概要はここまで)
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わたしが注目したのは最後の部分です。アーカイブズ、レコードマネジメント専門職が専門職として確立しておらず、そのような職務が職務として存在することがほとんど知られていない日本の状況は、「今日の情報革命の真っただ中でゼロからスタートする」ようなものではないでしょうか・・・。

過去1世紀にわたって国際的に発展してきたアーカイブズ、レコードマネジメントの原則のエッセンスを摂取・消化しつつ、他方で情報革命への参加の仕方(あるいは情報革命からの距離の取り方)を考えながら走り続ける、というのがわたしたちの置かれた状況であることを理解させてくれる書評でした。

書評末尾に下記の2つの文献が参考文献に上がっています。

(1)
ルチアーノ・フロリディ『第四の革命:インフォスフィア(世界規模の情報通信ネットワーク)は人間の現実をどのように変えつつあるのか』(オックスフォード大学出版、2014年)
Luciano Floridi, The Fourth Revolution: How the Infosphere Is Reshaping Human Reality (Oxford: Oxford University Press, 2014).
http://www.amazon.co.jp/Fourth-Revolution-Infosphere-Reshaping-Reality-ebook/dp/B00KB1BRSM/ref=sr_1_3?s=english-books&ie=UTF8&qid=1441588013&sr=1-3&keywords=Luciano+Floridi (Amazon Kindle版のページ)

(2)
E・ジェラルド・ハム「脱保管時代のためのアーカイブズの戦略」(『アメリカン・アーキビスト』44号、1981年)
E. Gerald Ham, “Archival Strategies for the Post-Custodial Era,” The American Archivst 44 (Summer 1981): 207-216.
http://americanarchivist.org/doi/pdf/10.17723/aarc.44.3.6228121p01m8k376 (PDF)
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【書誌情報】

タイトル:21世紀のアーカイブズを思い描く
Conceptualizing 21st-Century Archives

著者:アン・J・ギリランド
Anne J. Gilliland

(PDF版)
http://saa.archivists.org/store/conceptualizing-21st-century-archives-pdf/3834/
Published by Society of American Archivists (2014)
336 pp | PDF
ISBN: 978-1-931666-69-5

(Print版)
http://saa.archivists.org/store/conceptualizing-21st-century-archives-print/3833/
Published by Society of American Archivists (2014)
336 pp | Soft Cover
ISBN: 1-931666-68-7

【目次】
http://saa.archivists.org/4DCGI/store/PDFs/TOCs/BOOKSAA-0590.pdf (原文)

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