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ARMA東京支部会誌最新号（第30号、2016年2月）

26 金曜日 2月 2016

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ARMA International の地域支部のひとつARMA東京支部の会誌最新号の目次です。

[目次]

■RIM News

◎海外News

オーストラリアは行政サービスで紙文書の使用を禁止
青木延一訳（ARMA International 東京支部）

調査レポートが予測する2016年のサイバー脅威トレンド
青木延一訳

米国連邦民事訴訟規則（FRCP）修正案が前進
青木延一訳

NISTのプライバシー・リスク・マネジメント（ドラフト版）
青木延一訳

調査によると、ヒューマンエラーがデータ遺漏の最大の原因
青木延一訳

国境を超えたディスカバリーのチャレンジ
青木延一訳

■海外論文

一貫性のあるリーガルホールド・プロセス構築のステップ
Richard Vestuto, J.D., and Bill Piwonka 著／青木延一訳

ビックデータを使いこなすためのRIMの役割
Kevin L. Dale, CRM 著／青木延一訳

■国内論文

日本の地方公共団体における公文書管理条例の制定要因
株式会社データ・キーピング・サービス常務執行役員、渡邊健著

■RIM広場

CUNA Mutual Group訪問レポート：コバルト賞受賞企業の文書情報管理
公益社団法人日本文書情報マネジメント協会　特別研究員/ARMA International 東京支部
木村道弘

『「公文書等の管理に関する法律」施行後5年見直しに関する共同提言書』の全文掲載について
2016年2月7日
ARMA International 東京支部　会長　西川康男

■トピックス：ARMA International 東京支部 Webニュース2016年1月号から

<Global POlicy Brief>
・eディスカバリー関連の製品とサービスのグローバル市場が100億ドル超え
・セーフハーバー協定の無効化にもかかわらず米国クラウドプロバイダーは利益を出している

<Washington Policy Brief>
・議会はサイバーセキュリティ情報共有法を施行
・議会は国務省が速やかに連邦記録法に準拠することを要求

<NewsWire>
・フォルクスワーゲン社は文書の提出をドイツのプライバシー法を根拠に拒否
・調査レポート：従業員は退職時に会社の機密データを持ち出す
・EUは16歳未満の子供のソーシャルメディア利用の禁止を含む新データ保護規則を承認した

 

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この号は、渡邊氏の「日本の地方公共団体における公文書管理条例の制定要因」をはじめ、ARMA International 東京支部・記録管理学会・日本アーカイブズ学会・学習院大学人文科学研究所共同研究プロジェクト「情報基盤としてのアーカイブズ制度を構築する戦略的研究」が共同で作成して、安倍晋三内閣総理大臣・有村治子内閣府特命担当大臣・宇賀克也内閣府公文書管理委員会委員長・大島理森衆議院議長・山崎正昭参議院議長・寺田逸郎最高裁判所長官・谷垣禎一「世界に誇る国民本位の新たな国立公文書館の建設を実現する議員連盟」代表・政党党首宛に共同提出した『「公文書等の管理に関する法律」施行後5年見直しに関する共同提言書』全文など、公文書管理に関わる重要な文献が掲載されています。

一方、企業における文書情報管理、記録管理の観点からは木村道弘氏による「CUNA Mutual Group訪問レポート：コバルト賞受賞企業の文書情報管理」がたいへん参考になりました。コバルト賞とはARMAが記録管理・情報ガバナンスで最も優れたと認める企業に送る賞で、CUNA Mutual Group（金融・保険サービス提供、従業員4500名規模）は同賞を2013年に受賞しています。7年前に開始した文書情報管理改革の目的は「法的に義務付けられた記録には何時でもアクセス出来るようにし、必要とされないもの（ジャンク）は確実に廃棄し（背景には、Eディスカバリ対策）、早めに捨てることにより、リスク低減、ストレージ容量削減をはかること」（39ページ）にあるとのことです。業務分類は250→150に簡素化し、セントラルストレージとしてはDocumentum、Sharepoint、シェアドライブ（ファイルサーバ）を持ちます。「法的に保存が求められている文書情報はDocumentumで10年保存、その必要のない文書情報はSharepointまたはシェアドライブに保存」（同）、上司の承認のもとに廃棄するということです。改革プログラムを確立するのに5年を要し、これへの投資額は総額400万ドル、実現された便益が210万ドル（情報全体の20％相当の159テラバイトを処分）、今後10年で投資を回収できる見込みだそうです。

法的に保存が求められているものを10年保存した後、評価選別してアーカイブズとして管理するものがないのかには特段の言及がなく、非常にもどかしくも感じました。この種の調査を行う場合には、アーカイブズへの移管の有無なども調査事項としていただけたら、と希望します。

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以前にも書きましたが、

ARMA東京支部会誌最新号（第25号、2014年2月）


HPではRecords Information Journal （略称 「RIMジャーナル」）とあります。
http://www.arma-tokyo.org/rimjournal.htm

NDLの書誌情報では下記の通りです。
http://iss.ndl.go.jp/books/R100000002-I000008915828-00

Records & information management journal : the information management professionals

別タイトル：レコード&インフォメーションマネジメントジャーナル
別タイトル：RIM journal
別タイトル：Records and information management journal
別タイトル：RIMジャーナル

2010-08-14 01.12.36

 

JIIMA（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会）ECM委員会主催「ECMサミット2016（冬）～ECMのミライ～知識・協働・ディスカバリーの先へ」(2016年2月19日）に参加

19 金曜日 2月 2016

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JIIMA（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会）ECM委員会主催「ECMサミット2016（冬）～ECMのミライ～知識・協働・ディスカバリーの先へ」（第21回ECM研究会）に行ってきました。ECMサミット・研究会に参加するのは今回が初めてです。

ECM（Enterprise Content Management）とは、JIIMAが運営しているECMポータルサイトによれば「組織の部門を越えた情報共有と運用・管理を実現する統合的な文書情報マネジメント」を意味します。

欧米のレコード・マネジメントやビジネス・アーカイブズ関連文献から、ECMはレコード・マネジメントとも密接に関係があるらしいことは分かっていたのですが、日本ではどのような取り組みが進んでいるのか見当がつかない状況でした。JIIMA ECM委員会によるこのイベントは、ECM関連のブロダクトやサービスを提供する（その多くはライバル関係にある）企業が多数参加するというもので、日本におけるECMの動向を知るにはよい機会と思い、参加を申し込みました。

最初に、ナビゲーション役であるJIIMA ECM委員会委員長の石井明紀氏から、キーノート的なお話がありました。石井氏によると、ECM導入の必要性として「新しい価値を創造するため」「変化に対応するため」「事務処理能力の向上のため」という言い方がよくなされるのだけれども、英米企業などに比べて日本企業でECM導入が進まないことに関しては、日本の特殊事情がある、とのことでした。日本での傾向としては、「プロジェクト単位のIT投資の決定」「SIに丸投げ」「レコード・マネージャーが不在である」「紙信仰・捨てられない」という気質が指摘されました。これらをひと言で言い表すと「サイロ作りをやめられない」（写真参照）とのこと。ECMは組織の全体最適を目指すためのツールであるわけで、サイロ作りに励んで部分最適で終わってしまう日本の組織にはなかなか導入が難しいということでした。いったい日本のどこがどう英米などと違っているのか、という観点から、石井氏は梅棹忠夫『日本語と事務革命』　とエリン・メイヤー『異文化理解力』　の2つの文献をあげて、すでにワードプロセッサー導入以前からホワイトカラーの生産性の低さが指摘されてきたこと（『日本語と事務革命』）、日本の組織文化が階層主義と合意志向を特徴とするものであり（『異文化理解力』）、日本の組織のこういった特質が、全体最適志向をある意味で妨げてきた→ECMがスムーズに導入されずにきた、という説明でした。

 

2016-02-19 14.01.01

こういった点を踏まえて、今回の研究会のテーマを「知識・協働・ディスカバリー」にしたということです。“いままでは紙の世界のイメージにとらわれて（引きずられて）、ある種完成した文書のみを管理するという心構えでよかったけれど、すでに実務の世界は電子的な文書・記録作成（講演で使われていた「発生」という言葉には違和感を感じました）がデフォルトとなっている”、“文書の完成以前の知識や情報、アイデアといったものをどのような仕組みによって連携させ、見つけるのか”・・・、サイロを壊して全体を結びつける考え方、ソリューションについて、4つの講演が行われました。4人に共通していた話題は米国のeディスカバリー制度です。これにきちんと備えておかないと莫大なペナルティを課される可能性が高く、備えとして大切なことは各種規定・ポリシー類の整備である、という点が最も重要であると感じました。

本日の講演のうち、公開可能なものは、今後JIIMAのウェブサイトに講演資料が掲載される予定とのことです。楽しみに待ちたいと思います。

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《プログラム》

「ナビゲーション」　JIIMA ECM委員長　石井明紀氏

「ECMが向かう場所　協創の時代の情報利用基盤へ」　株式会社富士通総研　小林潔氏

「クラウドの波　ECM領域にも本格上陸！」　日本アイ・ビー・エム株式会社　三ツ谷直晃氏

「従来型の管理と共有をいくら並べても企業は何処へも行けない」　オープンテキスト株式会社　大沢明広氏

「ECMの進化：完成文書管理から業務アプリケーションプラットフォームへ」　Hyland Software, inc.　新井拓哉氏

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なお、ナビゲーターの石井氏には九州大学附属図書館の林豊氏のご紹介で、以前一度お目にかかったことがあります。その時、石井氏より米国でのECM関連の会合にも参加した経験についてうかがいました。米国の場合、ECM関係の会合への参加者のかなりの部分がレコード・マネージャーであるということでした。一方、日本の企業・団体にはレコード・マネージャーもレコード・マネジメント（RM）もほとんど存在していない点に関して、「そこには日本の組織文化、グループとしての仕事のやり方、働く人々の気質（心性）といった要因があります。そこを見ずに“あるべき仕事のやり方は斯く斯く然々だから日本でのやり方もこうこうすべき”というアプローチではRMが受け入れられることもないし、根づかないのでは」という趣旨のお話をうかがいました。多くの組織は生産性を向上させたいと考えているはずなのですが、日本の場合、当人にはほとんど意識もされていないようなメンタリティによって、業務の改善をもたらすツールやシステムの導入が阻まれている、といえます。このようなお話を通じて、日本での仕事のやり方に関する石井氏の観察と、そこから引き出された洞察に、たいへん感銘を受けたのを覚えています。アーカイブズ学、記録管理学の研究者の立場からすると、「組織はレコード・マネジメント、アーカイブズの専門家を配置すべきだ」ということになるのですが、それがなぜ進まないかをよく考える必要があり、石井氏の観察は、その点で非常に示唆に富むものでした。

 

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ARMA東京支部第110回定例会（2016年2月4日）に参加して

09 火曜日 2月 2016

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ARMA International 東京支部の第110回定例会に参加しました。講師は長谷川俊明法律事務所代表の弁護士・長谷川俊明先生、演題は「内部統制と記録・文書管理」でした。昨年2015年はコーポレート・ガバナンス元年などともよばれました。企業内外でガバナンスの確立が強く意識されつつあります。

講演のレジュメには、1.コーポレートガバナンスと内部統制の関係、2.内部統制は、たんに静的体制をつくることではない。動的PDCAサイクルを回しつづけることに重点をおくべき、3.記録化・文書化を要求するグローバルルールづくりの進展、4.マイナンバー制度の導入で改めて問われる情報管理内部統制、とありこの順でお話が進みました。

講演では現在内部統制は総論の議論は終わり、各論が検討されている段階ということが強調されました。各論として上げられた事項のひとつが不祥事防止です。内部統制とは体制であって、不祥事を防ぐようなコントロールの効いた体制を作るためにはPDCAサイクルを回していくことだ、ということでした。お話はこの他にも多岐にわたりました。

また、配付された参考資料の「国際商事法務Q&A」（『国際商事法務』Vol.43, No.1, 2015. 質問は「OECDが2014年9月16日に公表した国際課税の新ルールは、日本企業の国際契約実務にどのような影響を及ぼすでしょうか。」）と『海外子会社の契約書管理』抜粋（いずれも執筆は長谷川弁護士）が、国際取引に関わる企業のグローバルな法的リスクを知る上で有用です。海外でビジネスを行うにあたってこれまで行われてきた慣行（ファシリテーション・ペイメントなど）に対する第三国（英米など）の規制が強化されつつあり、場合によっては日本人社員が日本法、現地法、第三国法の下で処罰される可能性もあるということです（『海外子会社の契約書管理』18ページ）。このような法的リスクへの対応が「文書化」なのです。レコード・マネジメントが現在いっそう必要とされていることを実感します。

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