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イギリスでのアーカイブズ管理に関する専門教育のテキストとして現在最も広く利用されているのが、エリザベス・シェパードとジェフリー・ヨーによる『記録を管理する：原則と実務のハンドブック』（2003年）だそうです。リバプール大学大学院でアーカイブズ学・記録管理学を学ばれた白川栄美さんと、グラスゴー大学大学院で情報管理・保存学を学ばれた渡辺悦子さんから教えていただきました。

この本は記録管理（records management）の本です。しかし、イギリス（並びに他の欧州諸国）ではアーカイブズを第一義的には組織記録の集積ととらえ、記録管理とアーカイブズのつながりをアーカイブズの基本前提としています。そのため、この記録管理についての文献には、イギリスでアーカイブズ管理を学ぶにあたっての、最も基本的文献という位置づけが与えられています。（この点はアメリカとは対照的です。アメリカでは現用記録とアーカイブズのつながりはもちろん認識されているし、記録の移管もシステム化されてる場合が多いわけですが、記録管理とアーカイブズ管理は職務的にはまったく別のものととらえます。）

先日目次を紹介したローラ・A・ミラー『アーカイブズ：原則と実践』に比べると、歯応え・噛み応えがある、という印象を受けました。『アーカイブズ：原則と実践』は組織アーカイブズを基本としつつも、収集アーカイブズに言及している点も、日本のアーカイブズ関係者には受け入れやすいと考えられます。

コメント大歓迎です。

[書誌情報]

タイトル：記録を管理する：原則と実務のハンドブック
英文タイトル：Managing records: a handbook of principles and practice
著者名：エリザベス・シェパード, ジェフリー・ヨー
著者名原文：Elizabeth Shepherd, Geoffrey Yeo
出版者：Facet Publishing
出版年：2003年
ISBN：978-1-85604-370-0
出版者ページ：http://www.facetpublishing.co.uk/title.php?id=3700&category_code=502
目次ページ（PDF3頁）：
http://www.facetpublishing.co.uk/downloads/file/sample_chapters/74contents.pdf
第8章「記録管理を実行に移す：実務上ならびに管理上の問題」（PDF24頁）：
http://www.facetpublishing.co.uk/downloads/file/sample_chapters/74.pdf

[目次]

はしがき　Preface

編集者注記　Editorial note

序論　Introduction
なぜ記録を保持するのか？　Why keep records?
なぜよい記録管理が重要なのか？　Why is good records management important?
この本がどのように助けとなるか？　How can this book help?

１　記録管理を理解する　Understanding records management?
記録管理における重要用語を定義する
Defining the key terms in records management
記録の生涯　The life of the record
証拠としての記録、情報源としての記録
Records as evidence and as sources of information
記録、文書、データ　Records, documents and data
記録管理と関連領域　Records management and related disciplines
紙記録と電子記録を管理する：ハイブリッド環境
Managing paper and electronic records: the hybrid environment
記録管理プログラム、記録管理システム、記録管理標準
Records management programmes, systems, and standards
記録の一生を管理する　Managing the life of the record

２　記録管理のコンテキスト（文脈）を分析する
Analysing the context for records management
分析技術を用いる　Using analytical techniques
組織とその環境　The organization and its environment
組織文化と組織構造を理解する
Understanding organizational cultures and structures
組織体制、組織機能、組織活動を理解する
Understanding organizational systems, functions and activities
体制（システム）を分析してモデルを作る
Analysing and modelling systems
基本記録と集合記録　Elementary and aggregated records
記録と記録管理システムを調査する
Surveying records and records management systems
分析から実行へ　From analysis to implementation

３　記録を分類し、そのコンテキスト（文脈）を記録する
Classifying records and documenting their context
記録のコンテキスト（文脈）を理解する
Understanding the context of records
分類体系をデザインする　Designing a classification scheme
紙をベースにしたシステムにおける記録の組織化と分類
Organizing and classifying records in paper-based systems
紙の記録管理システムの基本設計概念
The architecture of a paper records system
紙の記録に対するメタデータ　Metadata for paper records
電子記録を分類する　Classifying electric records
ハイブリッド・システムにおいて記録を分類する
Classifying records in hybrid systems

４　記録を作成し捕捉する　Creating and capturing records
記録の作成と補足の原則　Principles of records creation and capture
記録を作成する　Creating records
記録を記録管理システムに取り込む
Capturing records into a records management system
記録がシステマティックに捕捉されることを確実にする
Ensuring that records are captured systematically
日常的作業に関する記録を捕捉する
Capturing records of routine processes
創造的作業に関する記録を捕捉する
Capturing records of creative processes
記録管理システム内で情報製品を捕捉する
Capturing information products in a records management system
データ記録とデータセットを捕捉する
Capturing data records and datasets
ダイナミックなデジタル・オブジェクトを捕捉する
Capturing dynamic digital objects
記録を登録する　Registering records
固有の識別子を割り当てる　Assigning unique identifiers
メタデータを割り当てる　Assigning metadata

５　評価、リテンション（保持）、処分を管理する
Managing appraisal, retention and disposition
リテンション・コントロールの必要　The need for retention controls
評価の開発：理論と実務　The development of appraisal: theory and practice
評価戦略：意思決定のための枠組み
Appraisal strategy: a framework for decision making
評価基準　Appraisal criteria
リテンション判定を記録し適用する
Documenting and applying retention decisions
記録作成後にリテンション判定を見直す
Reviewing retention decisions after the creation of records
「伝来の（引き継いだ）」記録のリテンション
Retention of ‘legacy’ records
処分　Disposition
品質管理と記録化　Quality control and documentation

６　記録を保持しその完全性を確実にする
Maintaining records and assuring their integrity
紙記録のための保管システム
Storage systems for paper records
レコードセンターを設立し運営する
Establishing and managing a records centre
電子記録のためのオプション　Options for electronic records
アーカイブズを管理する　Managing archives
保管媒体と保管設備を選択し利用する
Selecting and using storage media and equipment
保管場所管理　Storage location control
代替媒体への変換　Conversion to an alternative medium
時を超えて電子記録を守る
Protecting electronic records over time
紛失、置き違え、改変から記録を守る
Protecting records against loss, misplacement or alteration
脅威と危険：リスク評価とリスク低減
Threats and hazards: risk assessment and reduction
事業継続計画　Business continuity planning

７　アクセスを提供する　Providing access
利用者の必要を満たす　Meeting the needs of users
検索へのアプローチ　Approach to retrieval
機密性とアクセス権　Confidentiality and rights of access
外部からの記録へのアクセスを管理する　Managing external access to records
アーカイブズ・サービス　Archival service

８　記録管理を実行に移す：実務上ならびに管理上の問題
Implementing records management: practical and managerial issues
Getting started　始める
記録管理プログラムと記録管理システムを開発する
Developing records management program and systems
推進力を保ち続ける　Maintaining the impetus
記録管理を記録として残す　Recording records management

結論　Conclusion

付録A　Appendix A
◇書誌、その他の情報源　Bibliography and sources of further information
記録管理ウェブサイト　Records management websites
印刷された全般的事項　General works in print
定期刊行物　Journals
特定の話題に関する選択的追加的文献
Selected further reading on specific topics

付録B　Appendix B
◇国の標準と国際標準に関する選択リスト
Select list of national and international standards

付録C　Appendix C
◇レコードマネジャーのための英語圏における専門職組織
Professional organizatinos for records managers in English-speaking countries

索引　Index

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筆者は現在ビジネスアーカイブズ　スペシャリストとして働いていますが、かつては政治学・国際関係史を学んでいました。アーカイブズ学は国文学研究資料館アーカイブズ・カレッジの長期コースを2004年に履修して以降、学会、研究会、そして自学自習で学んできました。理論的なことはアカデミズムの方々、また企業に関しては企業の方々から教えていただくことなしには自分の仕事は成立しないところがあります。

今日は最近イギリスで学んでこられた渡辺悦子さん（グラスゴー大学大学院情報管理・保存学修士）からご教示いただいた文献の目次をメモしておきます。アーカイブズ学の、最先端というよりは、ベーシックな教科書的文献と位置づけられるものです。

コメント大歓迎です。

[書誌情報]
タイトル：アーカイブズ：原則と実践
英文タイトル：Archives: principles and practices
著者名：ローラ・A・ミラー
著者名原文：Laura A. Millar
出版者：Facet Publishing
出版年：2010年
ISBN：978-1-85604-673-2
出版者ページ：　http://www.facetpublishing.co.uk/title.php?id=6732
目次ページ（PDF3頁）：
http://www.facetpublishing.co.uk/downloads/file/millar-toc.pdf
第1章「アーカイブズとは何か？」（PDF25頁）：
http://www.facetpublishing.co.uk/downloads/file/millar1.pdf

[目次]

序文 / ジェフリー·ヨー
Foreword / Geoffrey Yeo

図表　Figures and tables

謝辞　Acknowledgements

はじめに　Introduction
この本について　About the book
その他のリソース　Additional resources
多様性とバランスのために努力する　Striving for diversity and balance

１　アーカイブズとは何か？　What are archives?
知識から記録へ　From knowledge to record
内容、構造、文脈　Content, structure and context
記録からアーカイブズへ　From records to archives
アーカイブズのかたち　The form of archives
アーカイブズと遺物　Archives and artefacts
なぜアーカイブズを残すのか？　Why keep archives?

２　アーカイブズ機関：歴史と文化に関する創造物
Archival institutions: creatures of history and culture
アーカイブズ、権力と人間　Archives, power and the people
フォンドという概念　The concept of the fonds
アーカイブズ機関の類型　Types of archival institution

３　アーカイブズ・サービス：信頼に関わるもの
Archival service: a matter of trust
アーキビストの責務　The duties of the archivist
アーキビストの技　The skills of the archivist
アーカイブズの倫理綱領　Archival codes of ethics
法律のインパクト　The impact of legislation
政策的枠組みを開発する　Developing a policy framework
管理の問題　Matters of administration

４　アーカイブズを守る　Protecting archives
保存とは何か？　What is preservation?
アーカイブズに関わる危険を理解し対処する
Understanding and responding to archival hazards
保存計画を開発する　Developing a preservation plan
緊急時計画　Emergency planning
メディア素材を格納する　Storing media materials

５　出所、原秩序、フォンドの尊重
Provenance, original order and respect des fonds
出所の原則　The principle of provenance
原秩序の原則　The principle of original order
フォンド尊重の原則　The concept of respect des fonds
フォンドの概念　The concept of the fonds
伝統的な見方に挑戦する　Challenging traditional perspectives
名前を割り振る　Assigning names

６　アーカイブズを評価することと取得すること
Appraising and acquiring archives
取得のための評価　Appraisal for acquisition
選別のための評価　Appraisal for selection
サンプリング、間引き、より分け　Sampling, weeding and culling
評価する上で他に考慮すべき点　Other appraisal consideration
アーカイブズを取得する　Acquiring archives
アーカイブズを受け入れる　Accessioning archives
処分　Deaccessioning
金銭上の評価　Monetary appraisal

７　アーカイブズの整理と記述　Arranging and describing archives
整理に関わるアーカイブズ的なレベル　Archival levels of arrangement
整理に関わる実用性　The practicalities of arrangement
アーカイブズを記述する　Describing archives
内容を提示する　Presenting content
記述情報へのアクセスを提供する　Providing access to descriptive information
記述をひとつにまとめる　Putting the description together
優先順位を確立する　Establishing priorities

８　アーカイブズを利用可能にする　Making archives available
平等アクセス　Equal access
レファレンス環境　The reference environment
レファレンス・サービスを記録する　Documenting reference service
費用回収と営利　Cost recovery and profit making
アウトリーチ　Outreach
アーカイブズのデジタル化　Digitization of archives
成功を測定する　Measuring success

９　デジタル・アーカイブズの挑戦
言葉を明確にする　Clarifying language
電子記録の課題　Electronic records issues
電子記録ポリシーとアーカイブズ・ポリシーを開発する
Developing electronic records and archives policies
標準の重要性　The importance of standards
電子アーカイブズ管理のプロセス　The process of managing electronic archives
電子リポジトリ―の役割　The role of digital depository
最新であり続ける　Staying current

結論　Conclusion

さらに学ぶために　To learn more
定期刊行物　Journal literature
国と州の機関　National and state institutions
専門職団体　Professional associations
その他の情報　Additional reading

用語集　Glossary of terms
重要なアーカイブズ用語　Key archival terms

索引　Index

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記録管理学会の会誌『レコード・マネジメント』最新号の目次です。

目次

■特別寄稿
「特別寄稿」掲載にあたって
『レコード・マネジメント』66号編集委員会

国立公文書館長業務引継帳余録
高山正也

アーカイブズの未来のための提言：
現用文書におけるコンサルタントの視点からひも解く
壺阪龍哉

■論文
積極的・戦略的アーカイブズの保存と利活用：
収集アーカイブズを中心として
嶋田典人

個人文書の編成：
環境アーカイブズ所蔵サリドマイド関連資料の編成事例
橋本　陽

■翻訳
倫理とアーカイブの仕事：入門とケーススタディ（その１）
カレン・ベネディクト
（翻訳）李　東真・小川千代子

■学術エッセイ
私と韓国・ベトナムのアーカイブズとの出会い
酒井洋昌

■文献紹介
フランク・アップウォードほか
「レコードキーピング情報学：
一貫的アプローチにより、危機のさなかにある領域を構想し直す」
（Records Management Journal誌23巻1号、2013）
古賀　崇

根本彰編『情報資源の社会制度と経営』（シリーズ図書館情報学3）
小川千代子

パラパラっとみただけですが、たいへん興味深い論考ぞろいですね。

公文書管理に関わる法規と古文書、収集アーカイブズの関係を論じる嶋田氏の論文、マニュスクリプトの編成に関する先行研究をレビューしたうえで取り組んだサリドマイド関連資料の編成の実例を論ずる橋本論文に注目です。

K・ベネディクト氏の名著の翻訳も始まったことは喜ぶべきことですね。

そして一番驚いた（というかうれしかった)のはビスタピーエスの酒井氏のエッセイです。アーカイブズ関係学会でしばしばお目にかかり、立ち話的に断片的なお話をうかがうことが何度かありました。ご自身とアーカイブズの関係を、このような形のエッセイとして本誌に掲載できたのは、編集委員会の企画力のおかげでしょうか。

特別寄稿と文献紹介も最新の動向を伝えてくれる資料となっています。

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ARMA International の地域支部のひとつARMA東京支部の会誌最新号の目次です。

[目次]

■RIM News
 2014年　年頭のご挨拶
 ARMA International東京支部　会長　西川康男

海外News
 米国電子通信ブライバシー法の改定案
 ARMA東京支部　青木延一

連邦予算は管理する情報量の増加でうなぎ登り
 ARMA東京支部　青木延一

クラウド・コンピューティングの国別ランキング
 ARMA東京支部　青木延一

タイは政府クラウドへの第一ステップを進んだ
 ARMA東京支部　青木延一

■海外論文
 Cargill社におけるGARP(R)原則：
 アセスメントとコミュニケーションのためのツール
 Julie Gable, CRM, CDIA, FAI 著／青木延一　訳

内部監査を推進するツールとしてのGARP(R)
 Joanne Franpton 著／青木延一　訳

■定例会講演録
 記録情報管理分野の現状とマネジメント人材の育成：
 九州大学大学院ライブラリーサイエンス専攻の目指す人材像
 九州大学大学院統合新領域学府
 ライブラリーサイエンス専攻　教授　岡崎敦

記録情報管理者のコンピテンシ―を認定する資格制度の役割
 日本レコードマネジメント株式会社　吉国三千子

『最新BCM・BCP事情』ビッグデータと記録情報管理
 特定非営利法人日本リスクマネジャー＆コンサルタント協会副理事長　前田泉
 （事業継続協会〈BCI日本支部〉理事・事務局長）

「バイタル記録プログラム」のご紹介
 ARMA International東京支部前会長　柿崎康男

■RIM広場
 レコードマネジメント／アーカイブズ全国大会を振り返って：
 アンケート結果を中心に
 ARMA International東京支部　理事　渡邊健

書籍紹介：「文書と記録のはざまで：最良の文書・記録管理を求めて」
 小谷允志　著
 発行：日外アソシエーツ
 発売：紀伊国屋書店
 ARMA International東京支部　会長　西川康男

2013年9月29日（日）に学習院大学で開催された「レコードマネジメント／アーカイブズ全国大会」の事務局長を務められた渡邊健氏によるアンケート結果を興味深く読みました。運営に関するかなり厳しいコメントが見られました。このアンケート結果の公表が、よりよい次回の会合につながってほしいですね。

またARMA International 東京支部会長、記録管理学会会長を歴任された小谷氏の新著は2002年～2013年にかけて執筆のコラム記事を集めたものです。この10年間の文書・記録管理に関する動向がもれなくカバーされており、たいへん勉強になります。

ところで、この会誌の正式名称は？

HPではRecords Information Journal （略称 「RIMジャーナル」）とあります。
http://www.arma-tokyo.org/rimjournal.htm

NDLの書誌情報を見てみると、
http://iss.ndl.go.jp/books/R100000002-I000008915828-00

Records & information management journal : the information management professionals

別タイトル：レコード&インフォメーションマネジメントジャーナル
別タイトル：RIM journal
別タイトル：Records and information management journal
別タイトル：RIMジャーナル

どれが正式名称かはっきりさせると利用者には便利かと思います。国際標準逐次刊行物番号（ISSN: International Standard Serial Number）もあったらよいかもしれないと思います。

ISSN番号取得は簡単です。
http://www.ndl.go.jp/jp/aboutus/issn.html

2008年の桜

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Title: Adventures in Business Records: The Vanishing Archives
Category: Research Article
Journal: American Archivist
Issue: Volume 14, Number 3 / July 1951
Author: Reynold M. Wik
http://archivists.metapress.com/content/t8h17078p0782472/fulltext.pdf

著者はミネソタ州セントポールのべテル・カレッジ所属。研究テーマは機械化、その中でも特に米国農業における電力利用の重要性について、です。著者によると米国のビジネスにおける顕著な側面の一つが機械化にあるということです。

著者は動力機械に関する研究のために機械メーカーの記録資料を必要としたのですが、こういったものは一般の人々の予想とは裏腹に各地の歴史協会や著名な保存機関にはほとんど所蔵されていません。著者の調査によると、

(1) 1850年～1920年の間に約75の企業が農作業のために蒸気エンジンを製造していましたが、地域・州・国レベルのいずれの保存機関にもめぼしい記録は存在しませんでした。

(2) 過去半世紀の間少なくとも125の企業が農園用トラクターを製造していましたが、公的資金を受けた保存機関にはこれらの会社の記録は一切存在しません。

(3) 過去55年間、自動車もしくはトラックを製造していた企業は約1200社存在すると推定されますが、どのアーカイブズ保存機関にも、ある程度まとまった形ではこれらの会社の記録はまったく存在しません。かろうじて自動車会社幹部の個人文書が若干図書館に所蔵されているくらいです。

このような状況の原因は、歴史家も記録資料保存機関の担当者も、企業記録の価値を認識していないことによるものです。たとえその価値を認めたとしても、限られた予算、不十分な保管スペース、担当者をきちんと配置できない、企業人の無理解、といったよく知られた理由から、保存・利用には障害が立ちはだかります。

このように学術研究に利用できる記録資料が公の機関では見つけることができないため、研究者自ら記録の発掘に取り組まねばならない状況です。著者の経験では、農業用機械製造会社の記録が残っている場合は残すための計画によってではなく、もっぱら偶然に今日まで残ったということです。スペース確保のために屋根裏に放置される例などがそれです。1880年以前は事業が小規模で、家族経営的なものであったため、記録物も個人・家族のアーカイブズとして伝えられてきたものが多いという状況です。

19世紀から20世紀にかけて、米国では企業が大規模化したため、各社はファイリング方式を採用するようになりました。この方法は記録を定期的に廃棄するシステムのため、特定の記録（商標、法務、財務など）は永久保存とされますが、それ以外の記録はどんどん廃棄されていってしまいます。そのため社史や社内報などの社内刊行物のため、あるいは裁判における証拠として、過去の記録を集めようとしても集めることができない、という状況に至っています。

ほとんどのメーカーではアーキビストを雇用せずに、歴史にはほとんど関心のない社内の人々が記録を扱っているため、記録の保存利用は捗々しくありません。社内の安全上の理由（大量の非現用の紙の山は火災の原因となる）や、劣悪な保存環境（水漏れスペースに放置）、合併といったさまざまな理由から企業の資料はどんどん廃棄され、消滅しつつあります。

このような経験から著者は、研究のために様々な企業関係者とコンタクトをとる機会が多い研究者自身が、ビジネスマンに対して企業の記録保存の重要性を訴え、必要であるならば寄贈や寄託先になるような資料保存機関を仲介したり、保存機関が受入れることになった際には記録の評価選別にあたって専門知識を活かした助言を行うなど、積極的に記録保存に関わることの必要性・重要性を主張しています。

“In this the research scholar can aid materially by broadening his attitude toward his work. It is easy for him to become too much of an individualist. Traveling from one company to another, he often acts like a lone hunter searching out his quarry but never willing to share his game with others on the same hunt. This self-centered attitude should be displaced by one acknowledging the fact that research is a highly specialized job in a profession which involves definite responsibilities to other students, to education institutions, and to the general public.” (p. 199)

“These suggestions, prompted by my experience in research, are presented in the hope that scholars can be alerted to full participation in cooperative programs pointing toward the solution of our records problem.” (p. 200)

このような考えの研究者（記録資料の利用者）とともに歩んでいけたらよいですね。

スイス・バーゼルの街角で

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Title: The Archives of Small Business
Category: Research Article
Journal: American Archivist
Issue: Volume 12, Number 1 / January 1949
Author: Thomas D. Clark

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著者はケンタッキー大学歴史学部所属。この論文は1947年12月27日オハイオ州クリーブランドでアメリカ歴史協会（AHA）とSAAが共催した集会での報告。

中小企業（原文ではsmall businessですが、日本語としては「中小企業」が一般的なのでここではこちらを用います）は、人々の日常生活と密接にかかわるもので歴史（アメリカ史）にとって重要であるにも関わらず、これまでそれほど研究されてきていない。中小企業の記録自体の保存も行われてこなかった。中小企業の記録、そしてその歴史とは、経済的な領域ばかりでなく、社会的、政治的領域の研究に不可欠である。さらに中小企業の研究は、産業全体、あるいは大企業研究にも寄与する。

中小企業の記録によって究明が進むであろう分野・テーマ・産業として、農業不安、物価、信用取引、賃金、卸売業者、アヘン・アヘンチンキ・モルヒネといった問題のある医薬品、食品に関わる習慣、木材伐採・製材業、繊維業、包装業、鉱山業・・・を上げ、それらの分野における記録の収集保存利用が憂うべき状況であることを指摘します。

個別の産業や研究テーマに関わる記録保存の低調さに加え、中小企業が大企業に吸収合併されることも記録保存にはマイナスに働いています。

このように、著者は歴史学者の立場から、歴史研究のために、ライブラリアンや企業人と協力しつつ中小企業の記録資料保存に積極的に取り組まねばならないこと、その必要性・緊急性をこの論文で訴えています。